Što je upravljanje projektima?

Upravljanje projektima odnosi se na primjenu metodologija, znanja, alata i procesa za uspješno planiranje i izvršavanje projekata. Upravljanje projektima inteligentno koristi timove i resurse za dovršavanje projektnih aktivnosti u granicama vremena, troškova i opsega.

Cilj projekta definira klijent ili dionik, a voditelj projekta koristi metodologije upravljanja projektom kako bi stvorio plan koji definira raspodjelu resursa, zadatke, prekretnice i rezultate potrebne za ispunjavanje zahtjeva dionika.
Plan se mora prilagoditi trostrukom ograničenju ili trokutu upravljanja projektom, koji se odnosi na ograničenja vremena, troškova i opsega koja vrijede za svaki projekt. Ovaj je koncept temelj je za upravljanje projektima, pa stoga menadžeri moraju obratiti posebnu pozornost na raspored, proračun i strukturu raščlambe posla tijekom faze planiranja.

Projekti se često planiraju, izvršavaju i prate uz pomoć softvera za upravljanje projektima. Ovaj vitalni alat održava projekte na pravom putu, a timove produktivnima.

Upravljajte projektima

Povijest i razvoj upravljanja projektima

Za odgovor na pitanje "Što je upravljanje projektima?" važno je razumjeti njegovu povijest. Mogli biste o projektnom menadžmentu razmišljati kao o relativno novoj disciplini, ali zapravo ljudi upravljaju projektima još prije nastanka Kineskog zida, prije rimskih akvadukata, prije piramida u Gizi, a vjerojatno i ranije. Nezamislivo je pomisliti da su piramide izgrađene na ad hoc način. Umjesto toga, možete se kladiti da su postojali planovi, rasporedi, timovi, proračuni i sve ono što bismo danas prepoznali kao upravljanje projektima.

Standardiziranija disciplina upravljanja projektima počinje se doista pojavljivati u 1950-ima. Do tada su mnoge industrije implementirale strukturirane procese za upravljanje i proizvodnju. Ganttova karta Henryja Gantta već se koristila i bio je popularan izbor za raspoređivanje, a Dupont Corporation je znanje o raspoređivanju nadogradio razvijanjem metode kritičnog puta 1957. godine, što je ljudima pomoglo da shvate koji zadatak na planu ima najmanje fleksibilnosti na određeni datum.

Od pedesetih godina prošlog stoljeća ljudi su godinama upravljali projektima, često koristeći prilagođene metode i sami dizajnirajući procese. To se promijenilo kada je Vodič kroz znanje o upravljanju projektima (PMBOK® Guide) Instituta za upravljanje projektima (PMI) akreditiran kao ANSI standard 1998. godine, iako je PMI osnovan prije nekoliko godina 1969. godine.

Posljednjih nekoliko godina također su se dogodile velike promjene u upravljanju projektima. Kao prvo, sada postoji ISO standard za upravljanje projektima (IS21500) koji je izašao 2012.

Baza znanja za upravljanje projektima neprestano raste. U izdanju Vodiča za PMBOK za 2017. (šesto izdanje) nalazi se odjeljak o procesu kontrole resursa i ažurirani odjeljci o nadzoru i radu na projektu, rasporedu kontrole, troškovima kontrole, kontroli kvalitete i nabavi kontrola.

U 2016. godini PMI je predstavio potpuno novi skup kompetencija za PMP certifikate i PDU zahtjeve pod nazivom Talent Triangle. Tradicionalno, stručnjaci za upravljanje projektima (PMP) trebali su pokazati osnovne vještine u tehničkom upravljanju projektima. Sada se od njih traži da pokažu šire vještine u poslovnom upravljanju kao što su strategija i odnosi s kupcima ili liderske vještine poput treniranja i emocionalne inteligencije. Sadašnji menadžeri projekata izazivaju se da više nalikuju mini-izvršnim direktorima, sa sposobnostima da budu i taktički i strateški stručnjaci u cijelom spektru projekta.

Definicija projekta

Projekt je niz zadataka koje treba izvršiti da bi se postigao određeni ishod. Projekt se također može definirati kao skup ulaznih i izlaznih podataka potrebnih za postizanje određenog cilja. Projekti se mogu kretati od jednostavnih do složenih i njima može upravljati jedna osoba ili više njih.

Projekt je rad koji ima određeni cilj (ili rezultat) koji treba dovršiti u zadanom roku, a po završetku se stvara proizvod ili usluga. Projekti su jedinstveni po tome što završavaju, za razliku od ostalih poslovnih funkcija koje se redovito ponavljaju ili nastavljaju.

Životni ciklus projekta sastoji se od pet faza: pokretanje, planiranje, izvršenje, praćenje i kontrola i zatvaranje. Ovisno o industriji, ciljevima i zahtjevima dionika, za upravljanje ovih pet faza i postizanje uspješnog ishoda koristit će se različite vrste metodologija upravljanja projektima.

Metodologije upravljanja projektima

Postoje mnoge metodologije i okviri za upravljanje projektima osmišljeni za upravljanje projektom. Koju biste metodologiju trebali primijeniti, u potpunosti ovisi o vrsti projekta koji ćete poduzeti. Poanta odabira metodologije upravljanja projektom je maksimiziranje upotrebe resursa i vremena.

Treba imati na umu da iako postoji niz metodologija koje možete odabrati, ne postoji takva stvar kao što je „prava“ metodologija. Sukladno tome, neće postojati ona metodologija koja je savršena za korištenje za svaki pojedini projekt. Projekti se razlikuju po opsegu i zahtjevima, što znači da će se i prava metodologija za provedbu također razlikovati.

Ovo su neke od najpopularnijih:

Slap

Tradicionalna metodologija koja je sekvencijalna i usmjerena na zahtjeve, pri čemu se svaka faza projekta dovršava prije prelaska na sljedeću. Model slapa linearni je pristup izvođenju posla. Dolazite do zahtjeva dionika, sastavljate dizajn, gradite rješenje, testirate i implementirate, a zatim ga prebacujete u fazu održavanja.

Dobro za: projekte za koje su zahtjevi jasni ili se usput očekuju male promjene.

Izbjegavajte kada: zapravo ne znate kako ćete doći do krajnjeg rezultata, a zahtjevi nisu jasni.

Agile

Agilno upravljate projektima

Okvir koji preferira brži i fleksibilniji način rada, za razliku od slapa. Iterativni je i inkrementalni kao odgovor na promjene zahtjeva. Agile se često koristi u softverskim projektima, ali sve je češći na drugim vrstama projekata, poput marketinga.

Uključuje iterativni rad u kratkim rafalima nazvanim "sprinti". Posao je vremenski ograničen i tim obavlja onoliko koliko realno može prije nego što prijeđe na sljedeći set zahtjeva.Agile principi korišteni su za razvoj metoda poput scrum-a, ekstremnog programiranja, kristala, između ostalih.

  • Dobro za: projekte koje želite brzo ostvartiti i iterativno ih graditi.
  • Izbjegavajte kada: radite u tradicionalnom okruženju, a promjena agilnih metoda još nije dovršena ili čak nije shvaćena.

Scrum

Scrum je kratki "sprint" sastanak kao način upravljanja projektima

Pristup koji se koristi u agilnom upravljanju projektima, a koji se fokusira na timove, svakodnevne stand up sastanke i sprinteve, što su kratke ponavljanja posla.

Scrum je kratki "sprint" pristup upravljanju projektima. Idealan je za timove od najviše 10 ljudi, a često je povezan s dvotjednim ciklusima s kratkim dnevnim sastancima, poznatim kao dnevni scrum sastanci. Scrum djeluje u agilnom okviru i sastoji se od vremenskih okvira, interakcija suradničkog tima, zaostalih proizvoda i ciklusa povratnih informacija.

  • Kada ga koristiti: Poput agilnog, i scrum se uglavnom koristio u razvoju softvera, ali zagovornici primjećuju da je primjenjiv u bilo kojoj industriji ili poduzeću, uključujući maloprodaju, planiranje događaja ili bilo koji projekt koji zahtijeva određenu fleksibilnost. Ipak zahtijeva stroge uloge.

Lean

Lean je način eliminiranja otpada i na taj način povećavanja vrijednost. Dakle, lean se fokusira na ključne procese kako bi kontinuirano imao pozitivan utjecaj na vrijednost.

Lean u posljednje vrijeme znači nekoliko stvari, od pojave pokreta Lean Startup, koji favorizira iterativni pristup razvoju proizvoda i uključuje rano dovođenje krajnjih korisnika i često radi povratnih informacija o isporuci projekta.

Tradicionalno u upravljanju projektima, Lean je način uklanjanja otpada u procesima i osiguravanje da ljudi koji sudjeluju u tome djelotvorno rade zajedno. Ujedno pojednostavljuje primopredaju između timova, eliminirajući zastoje. Zajednička značajka ovakvog rada je rad samo na jednom projektu u određenom vremenu.

  • Dobro za: projekte poboljšanja procesa i kritične inicijative kojima je potrebno usredotočiti se.

Kanban

Vizualni pristup upravljanja projektima

Kanban je vizualni pristup upravljanju projektima. Naziv znači doslovno “reklamni pano” na japanskom jeziku. Koncept koji je razvijen na proizvodnoj liniji Toyotinih tvornica 1940-ih, vrlo je vizualna metoda kojoj je cilj pružiti visokokvalitetne rezultate stvarajući sliku procesa rada kako bi se uska grla mogla prepoznati na samom početku razvojnog procesa.

Pomaže u upravljanju tijekom rada postavljanjem zadataka na Kanban ploču gdje su tijek rada i napredak jasni svim sudionicima. Kanban pomaže u poboljšanju neučinkovitosti, a korišten je za planiranje lean proizvodnje u Agile projektima.
S osvitom ploča za vizualno planiranje u softveru u naše doba, poput Trella, sada postoje nove namjene za Kanban alate i Kanban metode.

Agili timovi koriste Kanban ploče za stvaranje priča korisnika i za planiranje zaostalih predmeta u razvoju softvera.

Six Sigma

Predstavljeni od strane inženjera koji su radili u Motoroli sredinom 1980-ih, Six Sigma radi na poboljšanju kvalitete prepoznavanjem onoga što u projektu ne funkcionira.

Primjenjuje upravljanje kvalitetom, uključujući empirijske statistike, i zapošljava osoblje koje je stručno u tim disciplinama. Postoji i Lean Six Sigma koja dodaje lean metodologiju za uklanjanje otpada.

  • Kada ga koristiti: Ova metodologija najbolje djeluje u većim organizacijama koji žele poboljšati kvalitetu i učinkovitost pomoću metodologije zasnovane na podacima.

Tko je voditelj upravljanja projektima?

Voditelj projekata je profesionalac u području upravljanja projektima. Voditelji projekata odgovorni su za planiranje, nabavu i izvršenje projekta u bilo kojem poduzeću koji imaju definirani opseg, početak i definirani završetak; bez obzira na industriju. Voditelji projekata prva su kontaktna točka za bilo kakva pitanja ili neslaganja koja proizlaze iz različitih odjela u organizaciji.

Voditelji projekata igraju glavnu ulogu u planiranju, izvršavanju, praćenju, kontroli i zatvaranju projekata. Odgovorni su za cjelokupan opseg projekta, projektni tim, resurse i uspjeh ili neuspjeh projekta.

Zadaci voditelja projekta

Profesionalac u području upravljanja projektima

Voditelj projekta je osoba čiji je zadatak planiranje i izvršavanje projekta. Kao što je napomenuto, postoji mnogo načina za upravljanje projektom - a ovisno o korištenoj metodologiji, voditelj projekta može djelovati na vrlo različite načine.
Međutim, većina voditelja projekata dijele zajedničke uloge i odgovornosti.

Neke tradicionalnije dužnosti voditelja projekta uključuju sljedeće:

  • Opseg projekta: Definiranje posla potrebnog za dovršetak projekta.
  • Upravljanje zadacima: Planiranje zadataka i definiranje njihovih rezultata.
  • Upravljanje resursima: Učinkovito korištenje ljudi, kapitala, materijala i svih ostalih resursa.
  • Upravljanje timom: Okupljanje i vođenje tima.
  • Upravljanje rasporedom: Sastoji se u analizi trajanja aktivnosti za stvaranje plana projekta. Jednom kada započne faza izvršenja, status projekta mora se nadgledati kako bi se ažurirao osnovni plan rasporeda.
  • Upravljanje kvalitetom: Uspostavljanje politike kvalitete za rezultate projekta i provedba postupaka osiguranja i kontrole kvalitete.
  • Upravljanje troškovima: Procjena troškova i stvaranje proračuna.
  • Upravljanje dionicima: Udovoljavanje očekivanjima dionika i komunikacija s njima tijekom životnog ciklusa projekta.
  • Upravljanje rizikom: Identificiranje, praćenje i minimiziranje projektnog rizika.
  • Izvještavanje o statusu: Praćenje napretka i izvedbe generiranjem izvješća i druge dokumentacije.

Softver za upravljanje projektima

Koristan alat za lakše upravljanje projektima

Softver za upravljanje projektima platforma je koja pomaže voditeljima u planiranju, praćenju i izvještavanju o projektima; to pomaže timovima da upravljaju svojim radom i surađuju. Dobar softver osnažuje projektne timove, tako da mogu upravljati svim detaljima koji ulaze u uspješan projekt.

Primjeri upravljačkih softvera za široko tržište

Softveri za upravljanje projektima najčešće su prilagođeni širokoj publici, odnosno primjenjivi su na sve industrije.

Svaki takav softver za široko tržište, mora imati nekoliko ključnih funkcionalnosti kako bi bio koristan i stvarao dodatnu vrijednost, a to su: Liste i status zadataka; Rasporedi i zakazivanja; Dijeljenje i spremanje dokumenata; Izvještavanje.


Postoje brojni takvi softveri na tržištu, a neki od najpoznatijih i najkorištenijih su:

Primjeri upravljačkih softvera za određene industrije

Na tržištu također postoje softveri koji su specijalizirani za točno određenu industriju ili poslovanje i kao takvi nude pogodnosti i karakteristike koje značajno olakšavaju upravljanje projektima u toj branši te su zbog toga mnogo korisniji od softvera za široko tržište.

Neki od primjera softvera namijenjenih za razne industrije su:

Monograph – softver za upravljanje projektima razvijen za arhitekte.
BIM 360 – online softver dizajniran za građevinsku industriju.
airSlate – softver s agilnim pristupom namijenjen za zdrastvenu industriju.
MachineDesk – softversko rješenje za upravljanje proizvodnjom u strojnoj obradi.

Pet faza životnog ciklusa projekta

5 faza životnog ciklusa projekta i upravljanja projektima

Budući da projekti imaju životni ciklus, svi oni prolaze kroz niz faza. Ako uspijete shvatiti ovih pet faza, tada ćete dobro razumjeti što je upravljanje projektima.

Faza 1: Iniciranje projekta

Ovo je početna faza vašeg projekta kada morate dokazati da projekt ima vrijednost i da je izvediv. Ova faza uključuje stvaranje poslovnog slučaja, kako bi se opravdala potreba za projektom, i studiju izvedivosti koja pokazuje da se on može izvršiti u razumnom roku i trošku.

Ovo je vrijeme i za izradu povelje projekta, dokumenta koji točno određuje što će projekt pružiti. Projektni sažetak ima vrlo sličnu svrhu. Njihova je glavna razlika u tome što je povelja projekta dio okvira PMBOK-a, a projektni dokument u skladu je s metodologijom PRINCE2.

Ova faza projekta kulminira sastankom o početnom projektu, na kojem okupljate tim, dionike i druge relevantne strane kako biste izložili ciljeve projekta, raspored, procese i lanac komunikacije.

Faza 2: Planiranje projekta

Druga faza je planiranje projekta, koje se događa nakon što je projekt odobren. Isporuka ove faze je projektni plan, koji će biti vodič za faze izvršenja i kontrole. Projektni plan mora uključivati svaku komponentu povezanu s izvršenjem projekta, uključujući troškove, rizike, resurse i rokove.

Tijekom ove faze, rad potreban za dovršetak projekta, koji je poznat kao opseg projekta, definira se pomoću strukture raščlanjivanja rada (Work breakdown structure - WBS). WBS projekt dijeli na aktivnosti, prekretnice i rezultate. To omogućuje voditeljima projekata da kreiraju rasporede i dodijele zadatke članovima svog tima.

Voditelji projekata često vizualiziraju svoj projektni plan pomoću Ganttovog grafikona, koji predstavlja redoslijed zadataka i njihovu međusobnu ovisnost. To vam daje putokaz za rad dok projekt ne dođe do završetka. Postoje različite sheme i tehnike planiranja projekata, poput Ganttovih dijagrama, CPM, WBS ili PERT koje olakšavaju izradu plana projekta.

Faza 3: Izvršenje projekta

Treća faza je izvršenje projekta, gdje se odvija najveći dio posla. Ovo je faza u kojoj dovršavate projektne aktivnosti i prekretnice kako biste proizveli rezultate na zadovoljstvo klijenta ili dionika slijedeći plan stvoren u prethodnoj fazi.
Usput će voditelj projekta preraspodijeliti resurse po potrebi kako bi tim nastavio raditi. Također će raditi na prepoznavanju i ublažavanju rizika, rješavanju problema i ugrađivanju bilo kakvih promjena.

Faza 4: Praćenje i kontrola projekata

Četvrta faza je praćenje i kontrola projekta, koja se događa istodobno s fazom izvršenja projekta. Uključuje praćenje napretka i izvedbe projekta kako bi se osiguralo da ostane u skladu s rokovima i u okviru proračuna. Postupci kontrole kvalitete primjenjuju se kako bi se zajamčilo osiguranje kvalitete.

Najveći problemi u projektu obično su povezani s tri stvari - vremenom, troškovima i opsegom, što se zajednički naziva trostrukim ograničenjem. Glavni cilj ove faze je postaviti čvrstu kontrolu nad projektom kako bi se osiguralo da ta područja ne izlaze iz koloseka.

Faza 5: Zatvaranje projekta

Peta faza je zatvaranje projekta, u kojoj se konačni rezultati predstavljaju klijentu ili dioniku. Nakon što se odobre, resursi se oslobađaju, dokumentacija se dovršava i sve se odjavljuje. U ovom trenutku voditelj projekta i tim mogu provesti obdukciju kako bi procijenili lekcije naučene iz projekta i naučili iz iskustva.

Ovisno o projektu, faza zatvaranja također može uključivati predaju nadzora drugom timu, poput tima za upravljanje operacijama. U ovom je slučaju posao voditelja projekta osigurati da se takav prijelaz odvija glatko.

Trostruko ograničenje projekata

Trostruko ograničenje, poznato i kao trokut za upravljanje projektima, odnosi se na granice vremena, opsega i troškove koji se primjenjuju na svaki projekt. Procesi upravljanja projektnim odgovornim za kontrolu ovih ograničenja su upravljanje rasporedom, upravljanje troškovima i upravljanje opsegom.

Postoje mnogi alati i tehnike koji se koriste za praćenje ovih važnih varijabli:

Vrijeme

Voditelji projekata moraju procijeniti vrijeme potrebno za dovršenje projekta pomoću alata kao što su PERT grafički dijagrami ili metoda kritičnog puta. To se mora učiniti tijekom faze pokretanja i planiranja životnog ciklusa projekta kako bi se izradio raspored koji pokriva trajanje svih aktivnosti. Jednom prilikom započne faze izvršenja, status projekta mora se nadgledati kako bi se unijele promjene u osnovnu liniju rasporeda.

Opseg

Opseg se odnosi na sav posao potreban za dovršetak projekta i mora se identificirati u fazi planiranja pomoću struktura raščlanjavanja rada. Ako opseg nije pravilno definiran na početku projekta, može se proširiti tijekom faze izvršenja zbog neplaniranih aktivnosti. To je poznato kao puzanje opsega i može prouzročiti neuspjeh projekata.

Trošak

Uz projekt su povezani mnogi troškovi. Voditelji projekata odgovorni su za procjenu, izradu proračuna i kontrolu troškova kako bi se projekt mogao dovršiti u okviru odobrenog proračuna.

Možete vidjeti koliko je trostruko ograničeno važno za bilo koji projekt. Tri točke ovog trokuta uvijek utječu jedna na drugu. Ako pretrpite neuspjeh u vremenu, morat ćete prilagoditi opsega ili trošak. Isto vrijedi i za ostale točke.

Uspjeh bilo kojeg projekta počiva na ova tri stupa, ali postoje i drugi unutarnji i vanjski čimbenici koji bi mogli utjecati na projekt.

Zaključak

Upravljanje projektima primarni je alat za izvršavanje poslovnog plana, organiziranje poslovnih procesa i postizanje strateških ambicija poduzetnika. Upravljanje projektom pomaže detaljno odrediti koji će se zadaci izvršiti, tko će biti uključen u izvršavanje zadataka i kada zadaci trebaju započeti i završiti.

Tipično, projekti napreduju u koracima ili u fazama; međutim, naširoko se koriste i drugi pristupi za brzo, interaktivno upravljanje projektima. Nekoliko alata može se koristiti za upravljanje projektom i komunikaciju, uključujući dnevnike zadataka, WBS-ove i Gantt-ove grafikone.

Projekti iz mnogih razloga propadaju. Odgovornost je uprave da utvrdi mogu li se svojstveni rizici u projektu prihvatiti i može li se projekt pokrenuti ili se projekt odgađa.
Upravljanje projektima nije riješenje koje se koristi kad nastane problem, već presudan alat u beskonačnom procesu rasta i obnove poslovanja. Omogućuje poduzetniku da smanji i eliminira svojstvene rizike i poveća potencijal za uspjeh novih i tekućih operacija.

Klara Markotić
Content Creator at MachineDesk with a particular interest in marketing and social media.
marketing@machine-desk.com