Životni ciklus projekata

Životni ciklus upravljanja projektom opisuje ključne procese za postizanje uspješnog projekta. Na svaku milijardu dolara uloženih u projekte tvrtkama u Sjedinjenim Američkim Državama, 122 milijuna dolara potrošeno je zbog nedostatne izvedbe projekata, prema istraživanju Instituta za upravljanje projektima.

Bačen novac i resursi mogu se spriječiti učinkovitim upravljanjem projektima, jer 57% neuspješnih projekata propada zbog prekida komunikacije.

Svaki projekt prolazi kroz životni ciklus projekta, koji se sastoji od pet faza upravljanja projektom: pokretanje, planiranje, izvršenje, praćenje i kontrola i zatvaranje.

Faza iniciranja

Ovo je početna faza u kojoj voditelj projekta mora dokazati da projekt ima vrijednost i da je izvediv. To uključuje stvaranje poslovnog slučaja koji opravdava potrebu za projektom i studiju izvedivosti koja dokazuje da se može izvršiti u razumnom roku i trošku. Svaka od faza životnog ciklusa ima nekoliko koraka koj sažimaju potrebne procese za tu fazu.

U fazi pokretanja to su:

 

Svaki projekt zahtjeva određenu dokumentaciju koja se mora pripremiti prije nego što projekt može ozbiljno započeti, poput poslovnog slučaja, koji navodi razloge zašto je projekt potreban, ciljeve projekta i koliki će biti povrat ulaganja. Također, postoji studija izvedivosti kako bi se utvrdilo je li projekt uopće moguć s obzirom na resurse i poslovne ciljeve organizacije.

 

Resursi su potrebni za izvršavanje bilo kojeg projekta. Prije nego što se može izraditi raspored projekata, mora se stvoriti projektni tim koji će pokriti potrebne vještine i zahtjeve projekta. To uključuje izradu opisa poslova, koji je cilj i koje će biti njihove odgovornosti u projektu. Sve ove informacije mogu se kasnije staviti u povelju tima.

 

Ured za upravljanje projektima obično je fizički prostor postavljen za voditelja projekta. Utvrđivanje gdje će to biti dio je početne faze projekta. U ovom će se prostoru nalaziti ne samo voditelj projekta, već i svako pomoćno osoblje. Dakle, treba postaviti infrastrukturu za ured za upravljanje projektima, što uključuje posjedovanje softvera za upravljanje projektima i svu potrebnu opremu za projekt.

 

Dokumentirajte ciljeve, opseg i rezultate projekta koje ste prethodno identificirali kao radni ugovor između vlasnika projekta i onih koji rade na projektu.

 

Faza planiranja

Nakon što je projekt odobren, projekt prelazi u drugu fazu upravljanja projektom: planiranje projekta. Cilj ove faze je izrada projektnog plana, koji će biti vodič za sljedeće dvije faze.

Tijekom ove faze životnog ciklusa upravljanja projektom raščlanite veći projekt na manje zadatke, izgradite svoj tim i pripremite raspored za završetak zadataka. Stvorite manje ciljeve u okviru većeg projekta, vodeći računa da je svaki od njih ostvariv u vremenskom okviru. Manji ciljevi trebali bi imati velik potencijal za uspjeh.

Koraci za fazu planiranja projekta mogu uključivati sljedeće:

 

Zadaci su manje aktivnosti koje se nadograđuju do konačnog rezultata u projektu. U osnovi su to majušni projekti i njihovo je prepoznavanje presudan korak u planiranju projekata. Razvijte popis zadataka stavljanjem konačnog projekta na vrh strukture raščlambe rada, što je dijagram stabla koji preslikava put do završetka projekta bez propuštanja vitalnih koraka na tom putu.

 

Pojedini zadaci zahtijevaju od članova tima izvršenje i druge resurse, koji mogu uključivati materijale, alate itd. Proračun je način procjene troškova projekta.

 

Nenadanih promjena uvijek ima; a neke su izvan vaše kontrole. Prije početka projekta trebate pokušati prepoznati rizike i imati plan upravljanja rizikom koji će ih nadgledati i brzo reagirati.

 

Dobra komunikacija znači uspješan projekt. Jasan komunikacijski plan osigurava da će ljudi koje treba informirati biti informirani na vrijeme, zajedno s potrebnom razinom informacija, učestalošću i načinom na koji će ih dobiti.

 

Ganttov dijagram je preferirana metoda koju menadžeri projekata koriste za planiranje svojih projekata. Neki zadaci ovise o drugima prije nego što mogu započeti ili završiti, a te ovisnosti o zadacima mogu stvoriti uska grla kasnije u projektu.

Njihovim povezivanjem na Ganttu stvara se napredak kako bi se izbjeglo usporavanje rasporeda. Projekti se mogu podijeliti prema prekretnicama, dijamantnim simbolima, koji označavaju kraj jedne faze i početak sljedeće.

 

Samo su ideje dok ih ne daju članu tima za izvršenje. Sva priprema koju ste uložili u planiranje ovisi o tome da taj zadatak prenesete timu, tako da oni mogu raditi ono za što su angažirani.
Objedinite ciljeve, opseg i rezultate projekta koje ste prethodno identificirali kao radni ugovor između vlasnika projekta i onih koji rade na projektu.

 

Faza izvršenja

Treća faza upravljanja projektom je izvršenje projekta, kada se rješavaju zadaci i prekretnice navedeni u planu kako bi se rezultat isporučio na zadovoljstvo klijenta ili dionika.

Usput će voditelj projekta preraspodijeliti resurse po potrebi kako bi tim nastavio raditi. Uz to, identificirat će i ublažiti rizike, nositi se s problemima i uključiti sve promjene.

Faza izvršenja pretvara vaš plan u akciju. Posao voditelja projekta u ovoj fazi životnog ciklusa upravljanja projektima je održavati rad na tragu, organizirati članove tima, upravljati vremenskim rokovima i osigurati da se posao obavlja prema izvornom planu.

 

Da biste bili sigurni da je zadatak pravilno izveden, njime se treba upravljati u svakom koraku, od planiranja do završetka. To uključuje praćenje i izvještavanje kako bi se osiguralo da se zadatak izvršava u vremenskom okviru planiranog rasporeda. Voditelji projekata i članovi tima trebaju upravljati svojim zadacima. Popisi zadataka i kanban ploče dva su popularna alata za upravljanje zadacima.

 

Jednom kad se kreira raspored, mora se nadgledati tijekom izvođenja projekta kako bi se osiguralo da ostane na pravom putu. Ispravno upravljanje rasporedom zacrtava put koji će napredovanje zadatka, ciljeve, prioritete i rokove prilagoditi rasporedu. Učinkovito upravljanje rasporedom znači veću produktivnost. Softver za upravljanje projektima trebao bi imati značajke praćenja vremena koje pomažu u ovom procesu.

 

Kao što se planira raspored, tako se planira i proračun. Troškovi projekta moraju se kontrolirati kako bi bili u okviru dogovorenog proračuna.

 

Isporuke bi trebalo proizvesti na vrijeme i u okviru proračuna, ali ako kvaliteta nedostaje, projekt nije uspješan. Stoga se pobrinite da se ispunjavaju kriteriji uspjeha i zahtjevi kvalitete koje su postavile zainteresirane strane.

 

Generalno, upravljanje promjenama je proces za poboljšanje poslovnih procesa, raspodjele proračuna i poslovanja u organizaciji. Međutim, kada se primjenjuje na upravljanje projektom, fokus se sužava na sam projekt i kontrolira promjene u opsegu tijekom faze izvršenja.

 

Malo je projekata koji se mogu izvesti bez kupnje, najma ili ugovora s vanjskim resursima. Taj se postupak naziva nabava. Upravljanje odnosima s dobavljačima je ono što je upravljanje nabavom.

 

Resursi su sve što je potrebno za izvršenje projekta. To uključuje tim, zalihe, opremu, materijale itd. Planiranje resursa uključuje uloge i odgovornosti tima, što će im trebati i gdje će raditi.

 

Jednom kada započne izvršenje projekta, planiranje prednjači, ali članovi tima moraju imati alate za zajednički rad kako bi mogli ostati u bliskoj komunikaciji. To dovodi do veće produktivnosti. Suradnju mogu olakšati vježbe za izgradnju tima i alati koji povezuju članove tima, bilo da su u istom uredu ili rade na daljinu.

 

Faza praćenja i kontrole

Četvrta faza upravljanja projektom, praćenje i kontrola projekta, odvija se istovremeno s fazom izvršenja projekta. Uključuje praćenje napretka i izvedbe projekta kako bi se osiguralo da ostane u skladu s rokovima i u okviru proračuna. Postupci kontrole kvalitete primjenjuju se kako bi se zajamčilo osiguranje kvalitete.

 

Tijekom izvršavanja projekta, čovjek neprestano prati njegov napredak iz svih kutova i čini najbolje da kontrolira postupak kako bi održao raspored i proračun projektnog plana. Ovu tehniku možemo sažeti kao stalnu provjeru stvarne izvedbe projekta u odnosu na planiranu izvedbu.

Kada se pojave anomalije, to nudi priliku za brzim ispravkom, kako biste zadržali kontrolu. Postoji mnogo kontrola projekata, poput projektne strategije, metodologije, upravljanja rizicima, kvalitete i resursa, itd.

 

Izvještavanje dvostruko utječe na projekt. Jedna strana je ta, koja omogućuje voditeljima projekata da prate napredak, a druga pruža podatke dionicima tijekom prezentacija kako bi oni bili u toku.

Izvješća o projektu mogu se razlikovati od napretka zadatka do odstupanja i troškova. Postoje izvješća o statusu projekata i portfelja, vremenskim listovima, radnom opterećenju, raspodjeli i troškovima. Sva izvješća mogu se prilagoditi tako da dobiju potrebne podatke.

Ovisno o metodologiji upravljanja projektima koju slijedite, postoje mnogi vizualni alati poput Kanban ploče, koje možete primijeniti da biste vidjeli koji su završeni rezultati osigurali da vaš projekt ostane na pravom putu.

 

Završna faza

Nakon što vaš tim završi rad na projektu, ulazite u fazu zatvaranja. U fazi zatvaranja pružate konačne rezultate, oslobađate resurse projekta i određujete uspjeh projekta. Samo zato što je glavni posao na projektu završen, to ne znači da je posao voditelja projekta završen - još uvijek treba obaviti važne stvari, uključujući procjenu onoga što je s projektom funkcioniralo, a što nije.

Prijenos isporučenih proizvoda:

To označava kraj izvršenja projekta i početak zatvaranja projekta. Stoga provjerite jesu li svi isporučeni proizvodi identificirani, dovršeni i predani odgovarajućoj strani.

 

U ovoj je fazi potrebna potvrda svih dionika, klijenata, čak i tima.

 

Obično je voditelj projekta odgovoran za pregled svih ugovora i dokumentacije kako bi bio siguran da je sve u redu i da je odjavljen. Ponekad u većim organizacijama postoji administrator za ovaj posao.

 

Prije dovršetka projekta, tim, svi ugovorni radnici, najmovi itd., moraju biti službeno objavljeni. Uspostavite postupak za obavještavanje i osigurajte da su svi plaćeni.

 

Post-mortem je kada se gotovi projekt analizira kako bi se definiralo što je uspjelo, a što nije. Ovo je izvrstan način da ponovite uspjehe i popravite pogreške za sljedeći projekt.

 

7 učinkovitih savjeta za upravljanje projektima

Definirajte opseg projekta

Ovo je prvi korak u bilo kojem projektu koji se pojavi u fazi pokretanja projekta. Unutar opsega projekta saznat ćete što želite postići. Postavite ciljeve projekta i istaknite točke koje nisu obuhvaćene opsegom.

Najbolja praksa je zabilježiti sve važno na papir ili u neku vrstu digitalnog dokumenta. Razmislite iz široke perspektive da vidite gdje ćete u bliskoj budućnosti provoditi svoje ideologije povezane s projektima.

Ovaj se korak izvodi na samom početku faze vašeg projekta. Dok osmišljavate opseg projekta, trebali biste započeti široko i suziti fokus vašeg projekta. Predstavite opseg svog projekta izvršnim direktorima i ostalim dionicima.

Odredite vremenski slijed projekta

Određivanje vremenskog slijeda vašeg projekta je vrlo važno. "Kada će vaš projekt biti gotov?" , "Koliko vremena ćete dodijeliti svakom zadatku unutar projekta?" U ovom ćete koraku trebati odgovoriti na ova pitanja. U vrijeme kada izrađujete svoj projektni plan, možete procijeniti vrijeme za svaki zadatak zajedno sa svojim projektom, ali rok projekta je fiksan i obično se ne mijenja.

Procijenite svoje raspoložive resurse

Utvrđivanje dostupnih resursa pomoći će vam da se pripremite za početak projekta. Procjena raspoloživih ljudskih resursa, ulaganja, strojeva i opreme neophodna je za utvrđivanje svih uskih grla u izvršenju vašeg projekta.

 Međutim, obično nećete imati izravnu kontrolu nad svojim resursima. Neki ljudi imaju bolji učinak od drugih, pa se ishod razlikuje od projekta do projekta. Kao voditelj projekta, vaša je odgovornost upravljati svim nedostacima i rizicima u vašem projektu. Možda je pravi trenutak da isprobate aplikacije za upravljanje projektima i rizikom.

Stvorite plan projekta

Kada dobijete povratne informacije o sva tri navedena koraka; opseg projekta, vremenskog slijeda projekta i dostupnih resursa od najvišeg menadžmenta, ujedinite informacije koje će vam pomoći u stvaranju vašeg projektnog plana. Plan projekta uključuje vaš raspored projekata i tijek zadataka, resurse, kritični put i mrežni dijagram.

Koristite softver za upravljanje projektima

U današnje vrijeme, većina tvrtka provodi digitalizaciju svog poslovanja te unosi i skladišti podatke digitalno. No, prikupljanje podataka na više različitih mjesta i dokumenata, može biti zbunjujuće, zahtjeva mnogo vremena te često može doći do gubitka ili ne pronalaska potrebnih informacija.

Razna softverska poduzeća na tržištu, poput Trella nude softvere za upravljanje projektima namijenjene za široku publiku. Također, postoje i softveri za usku tržišnu branšu, poput MachineDesk-a, softvera za upravljanje proizvodnjom i projektima namijenjenog za tržište strojne obrade.

Delegirajte posao

Ako ste vođa tima, voditelj projekta ili vlasnik tvrtke, ne znači da sav posao morate obaviti sami. Uspostavite praksu delegiranja svog rada svom timu kako biste se mogli više usredotočiti na praćenje i kontrolu.
Pokušajte dodijeliti zadatke svom timu u skladu s njihovim vještinama i mogućnostima. Naučite snage svog tima i iskoristite ih u svoju korist.

Sve dokumentirajte

Možda imate dobru memoriju, ali svejedno morate dokumentirati sve od početka do kraja projekta, tako da ništa nećete propustiti. Stvorite evidenciju za svaki korak i zadatak.

Kad god napravite prilagodbe na svojim projektima ili je novi zahtjev uključen u izvršavanje vašeg projekta, trebali biste voditi evidenciju takvih odstupanja kako biste bili ispred krivulje. To će vam pomoći u pregledu vašeg projekta prije datuma završne isporuke projekta.

Zaključak

Upravljanje projektima nije ni malo jednostavan zadatak. Voditelji projekata su vođe. Moraju motivirati svoje timove, kao i planirati, nadzirati i izvještavati o svom napretku. To je posao koji zahtijeva mnogo znanja. Moraju imati snažne komunikacijske vještine i biti sposobni jasno se povezati s dionicima i projektnim timom.

Upravljanje projektom vrlo je važno za organizaciju koja upravlja projektom. Vođa tima mora razumjeti životni ciklus projekta, rizike i upravljanje rizicima kako bi stvorio strategiju za uspjeh projekta. Štoviše, primjena odgovarajućeg alata tijekom procjene trajanja procesa uzimajući u obzir ograničenja, može dovesti do postizanja cilja projekta i donijeti zadovoljstvo timu, organizaciji i dionicima.

Što vi smatrate da je ključ uspješnog upravljanja projektima?

 

Klara Markotić
Content Creator at MachineDesk with a particular interest in marketing and social media.
marketing@machine-desk.com